SuperBlog

Cei 4 magnifici cu ajutorul cărora am organizat un eveniment

intrareOrganizarea unui eveniment corporate este o muncă uriașă, mai ales când sarcina asta cade pe tine, un biet om care n-a pregătit în viața lui nici măcar o petrecere surpriză. Înainte să intri în panică începi să te gândești de ce tu, de ce tocmai tu, de ce Dumnezeu ai fost tu desemnat să faci asta? Când mai auzi că-ți spune șeful că lasă totul pe mâna ta și e sigur că nu îl vei dezamăgi aproape că atingi punctul de leșin. Apoi decizi să întrebi în stânga și în dreapta: cu ce se mănâncă o astfel de organizare, de ce lucruri trebuie să ții cont când trebuie să organizezi un eveniment?

Așa gândeam eu acum vreo jumătate de an când privirea sefului meu s-a îndreptat spre a mea în timp ce gura îi rostea Firma noastră împlinește 10 ani de la înființare, așa că am decis împreună că avem nevoie de un eveniment.  Îmi pun baza în tine, Paula, că te vei ocupa de tot. Vreau doar să fiu anunțat unde și când să mă prezint. 

Ăăăă? Paula? Eu sunt Paula! Aveam la dispoziție vreo lună, timp în care trebuia să mă ocup de absolut tot.  Așa că am început să mă documentez despre ce înseamnă organizarea unui astfel de eveniment.

În primul rând trebuia să am în vedere care este tema evenimentului pentru a știi ce mesaj să transmit invitaților. Era important să reiasă faptul că 10 ani pe piața de activitate nu sunt deloc puțini, deci că firma noastră era una foarte serioasă, cu creșteri constante în vânzarea produselor noastre. Invitații nu erau nici ei de neglijat. De la șefi, angajați și furnizori până la cei mai fideli clienți au fost invitați să ia parte la frumoasa „petrecere”. Ce mi-a dat bătăi de cap a fost aranjarea lor la masa festivă. Citisem pe undeva că poziția sefilor la masă ar trebui să fie la fel de importantă ca cea a mirilor la nuntă. Așadar ei trebuie să stea undeva central pentru a ieși în evindență. Frumos ar fi ca decorul să fie și el în ton cu tipul evenimentului și în strânsă legătură cu domeniul de activitate al firmei. 

Un alt lucru important în organizarea întâlnirii a fost locația evenimentelui, căci unde mai primeam invitații, unde mai aveam imageronda_1_0decor? Fiind destul de mulți oameni (în jur de 60) am apelat la ajutorul celor de la Golden Tulip Times. Am considerat că majoritatea invitaților fiind bucureșteni, le va fi ușor să ajungă la hotel, dar m-am gândit și la cei din localitățile vecine care sunt nevoiți să rămână peste noapte. Au niște paturi extraordinare! Conexiune Internet Wireless, Cablu digital TV … și multe altele!

Am decis că totul să înceapă cu un discurs al directorului de vânzări, în sala de conferințe (un spațiu amplu și generos). Câteva vorbe despre istoria firmei, câteva statistici în care au fost  punctate procentul de creștere a vânzărilor de la un an la altul. Mulțumiri angajaților, furnizorilor, clienților fideli și mici atenții pentru cei din urmă. Apoi totul s-a mutat în Restaurant Good Old Times, aflat la mezanin. Stilul rafinat și simplu s-a îmbinat perfect cu preferințele tuturor, iar atmosfera a fost una caldă și prietenoasă. 

La fel de important este să ții și o evidență a invitaților, pentru a-i putea contacta dacă este necesar. Cu aproximativ jumătate de oră înaintea evenimentului ar fi bine să luați legătura cu cei care încă nu sunt prezenți pentru a fii sigur că aceștia ajung. Ar fi nepoliticos să aștepte o sală întreagă pe cineva care nu ar mai veni în cele din urmă! 

Consider că acestea sunt principalele și cele mai importante ingrediente care ar trebui luate în seamă înainte de a organiza un astfel de eveniment!

 

 

2 Comentarii

Lasă un răspuns